Une bonne organisation du travail est-elle possible, quelles que soient les conditions ? Bien sûr que oui ! Découvrez comment utiliser les tableaux dans les espaces de coworking pour travailler plus rapidement et efficacement.
Qu’est-ce que le coworking ? Définition ainsi que les avantages et inconvénients de la location d’un espace partagé
Le coworking est un modèle de travail basé sur le partage d’un espace de bureau commun par des personnes qui ne travaillent souvent pas pour la même entreprise, mais qui apprécient les avantages de travailler en présence d’autres personnes. Les espaces de coworking sont des lieux où les freelances, entrepreneurs, startups, ainsi que les grandes entreprises peuvent louer des bureaux, des salles de réunion ou des espaces pour rencontrer des clients. C’est un endroit bien plus propice au travail qu’un café bondé.
L’un des principaux avantages du coworking est la possibilité d’établir des contacts avec d’autres experts du même domaine ou de secteurs différents, ce qui peut mener à des conseils intéressants, à des collaborations bénéfiques pour le business, et à l’échange d’idées. Le coworking répond aux besoins actuels du marché du travail, où les solutions flexibles et la possibilité de travailler à distance deviennent la norme. Dans ces espaces, on peut à la fois profiter de zones calmes pour résoudre des problèmes en individuel et d’espaces ouverts favorisant la communication et le travail collaboratif. Un autre avantage est le coût relativement faible de cette solution. Cependant, les inconvénients incluent une atmosphère potentiellement distrayante lorsqu’il y a trop d’utilisateurs dans l’open space de coworking, des heures d’ouverture limitées, ainsi qu’une localisation qui peut exclure les personnes vivant en dehors des grandes villes.
Les tableaux comme support pour la gestion du travail dans les espaces de coworking
Les tableaux de différents types, tels que les tableaux blanc effacable ou les tableaux aimanté pour magnets, peuvent être très utiles pour gérer le travail dans les espaces de coworking. Ils permettent de présenter visuellement des informations, comme des listes de tâches ou des plannings clairs. On peut écrire sur leur surface avec des marqueurs dédiés et effacer facilement les notes inutiles avec un chiffon sec ou une éponge. Les variantes magnétiques offrent la possibilité d’afficher des documents imprimés essentiels pour le travail. Une option plus classique, également pratique pour la gestion des tâches, est le tableau en liège. Il sera particulièrement apprécié par les amateurs de minimalisme, étant un excellent endroit pour épingler des notes et des annonces avec des punaises. Grâce à ces outils, les espaces de coworking peuvent être mieux organisés, ce qui se traduit par une productivité accrue et une satisfaction des utilisateurs. Les tableaux bien choisis permettent non seulement de planifier et suivre efficacement les progrès, mais aussi de favoriser la communication et la créativité, des éléments essentiels dans tout espace de travail moderne.
Façons d’utiliser les tableaux pour gérer les tâches dans un espace de coworking
- Tableau des réservations — une surface dédiée peut être utilisée pour informer sur les réservations de bureaux ou de salles entières. Chaque employé ou utilisateur de l’espace de coworking peut faire une réservation en indiquant la date, l’heure et son nom. Cela permet aux autres utilisateurs de vérifier rapidement la disponibilité des ressources.
- Tableau des tâches — un outil apprécié par tous les spécialistes organisés. Vous pouvez utiliser la surface du tableau pour suivre l’avancement du travail en équipe ou individuellement. Il suffit de le diviser en sections telles que “À faire”, “En cours” et “Fait”. Les utilisateurs peuvent déplacer des post-it avec les tâches entre les sections au fur et à mesure de leur progression. Cela aide à visualiser les progrès et les priorités.
- Tableau d’information — les tableaux sont parfaits pour diffuser des informations importantes à tous les utilisateurs du coworking. C’est un excellent endroit pour afficher des annonces, des rappels d’événements, les règles d’utilisation de l’espace ou des informations sur les promotions et réductions en cours. Ainsi, tous les utilisateurs ont accès aux communications actuelles.
- Tableau pour les séances de brainstorming — vous pouvez également utiliser un tableau lors de réunions créatives. Les participants peuvent facilement noter leurs idées sur des post-it ou directement sur la surface, puis les regrouper par thèmes ou priorités et en faire des résumés. Avec un tel support, le brainstorming devient un véritable plaisir !
- Tableau de suivi des objectifs et indicateurs (KPI) — sur la surface du tableau, vous pouvez afficher les indicateurs clés de performance (KPI) pour l’équipe ou l’entreprise. Mettre régulièrement à jour ces informations aide à maintenir la motivation et la concentration sur l’atteinte des objectifs. Cela permet d’obtenir toujours le meilleur résultat possible.
- Tableau de motivation — tout le monde a parfois besoin de soutien. Des citations motivantes bien en vue, des félicitations pour les réalisations ou encore des photos d’événements d’intégration sont d’excellents moyens d’encourager l’équipe à travailler. Cela contribue également à instaurer une atmosphère conviviale dans le bureau partagé.
- Tableau de contacts — vous pouvez également utiliser une surface dédiée pour améliorer la communication entre les utilisateurs. Bien sûr, cela s’adresse à ceux qui y consentent. Dans ce cas, le tableau peut présenter une liste des personnes utilisant l’espace de coworking avec leurs numéros de contact, adresses e-mail ou profils LinkedIn. C’est un excellent outil pour établir de nouveaux contacts et collaborations.
- Tableau de feedback — un feedback professionnel et constructif permet d’améliorer et de perfectionner les services. Une excellente idée est donc d’utiliser des tableaux comme espace pour laisser des avis, suggestions et commentaires sur l’espace partagé ou l’organisation du travail.
Comment créer un bureau personnalisé en utilisant des tableaux
Les espaces de coworking peuvent être facilement adaptés aux besoins individuels des utilisateurs. La personnalisation de l’espace de travail peut avoir un impact significatif sur le confort et l’efficacité, et les tableaux effaçables à sec, magnétiques et en liège peuvent jouer un rôle clé dans ce processus. Des tableaux comme ceux de la gamme METALboards permettent une personnalisation à grande échelle. Grâce à une variété de magnets, il est possible de créer des agencements uniques d’informations, d’inspirations, de plans ou de graphiques. Les magnets, disponibles en différentes formes et couleurs, permettent d’exprimer son style personnel tout en offrant une flexibilité pour réorganiser rapidement et facilement le tableau, ce qui est particulièrement utile dans un environnement de coworking dynamique. On peut y afficher des notes, des photos, des citations ou des diagrammes qui reflètent une approche de travail individuelle ou la spécificité d’un projet particulier. Les tableaux en liège, quant à eux, sont un outil classique permettant d’épingler physiquement divers matériaux, qu’il s’agisse de documents importants, de photos inspirantes ou de listes de tâches. Ils offrent aux utilisateurs d’espaces de coworking la possibilité de créer des « mood boards » inspirants, rendant le travail en équipe ou individuel beaucoup plus agréable. Les tableaux en liège sont également idéaux pour afficher des annonces et des informations utiles à toute la communauté du coworking.
Combien coûte le coworking
Les coûts du coworking varient en fonction de la localisation, du type d’espace loué et des services disponibles. Louer un espace dans les centres des grandes villes implique généralement des frais plus élevés. Différentes options, telles que les « hot desks » (bureaux non attribués), les bureaux dédiés ou les bureaux privés en coworking, ont des tarifs variables, et des services supplémentaires, comme l’accès à des salles de conférence ou une connexion Internet rapide, peuvent influencer le coût final. La flexibilité des contrats, par exemple la possibilité de louer pour de courtes périodes, est souvent associée à des coûts unitaires plus élevés. Un bureau dans un espace de coworking partagé peut coûter entre 100 EUR et plus de 250 EUR par mois. Il est également possible de louer un espace en coworking uniquement certains jours, ce qui réduit évidemment le coût. Les marques de coworking réputées offrent généralement plus de services et de commodités, ce qui se reflète également dans le prix. Il est conseillé de comparer les offres des espaces situés à proximité de votre emplacement et de choisir celle qui vous convient le mieux.
La popularité du coworking et la demande croissante pour des produits de planification et d’organisation
La popularité du coworking ne cesse de croître, ce qui se traduit par une demande accrue pour des produits facilitant l’organisation du travail et la gestion du temps. Les tableaux de planification et d’organisation sont devenus des éléments indispensables dans ces espaces, car ils permettent une organisation efficace du travail dans des équipes diversifiées, souvent concentrées sur plusieurs projets simultanément. L’augmentation du nombre d’espaces de coworking signifie que de plus en plus de personnes recherchent des outils qui leur permettent de mieux gérer leurs tâches et leur temps. Les tableaux effaçables à sec, magnétiques et en liège répondent parfaitement aux besoins des utilisateurs de coworking, offrant des solutions simples à utiliser, fonctionnelles et flexibles. Grâce à ces outils, les espaces de coworking peuvent être mieux organisés, ce qui se traduit par une productivité accrue et une plus grande satisfaction des utilisateurs. Dans ces environnements, les tableaux de planification et d’organisation deviennent un élément central, leur diversité permettant de les adapter aux besoins individuels de chaque équipe.