Le feedback est une forme d’évaluation de notre travail et de celui des autres. Tout le monde l’utilise, tout le monde ne le fait pas bien. Correctement construit, il contribue au développement et à l’obtention de meilleurs résultats. Comment l’utiliser pour en tirer le plus de bénéfices ? Découvrez-le dans notre article !
🗣️Le feedback – un outil de communication important
Aucun de nous ne vit dans le vide. Tout au long de notre vie, nous construisons diverses relations, acquérons des qualifications et de nouveaux métiers, apprenons des langues, apprenons à connaître des cultures et accomplissons des tâches. Les actions que nous entreprenons, tant sur le plan professionnel que privé, peuvent être évaluées. Le feedback que nous recevons en conséquence est ce qu’on appelle le retour.
Ce type d’outil de communication est le plus souvent associé au monde des affaires. Les managers l’utilisent dans leur travail pour informer les membres de l’équipe des effets des actions entreprises et des attentes futures. La capacité de fournir des commentaires est également souhaitable dans divers types de relations interpersonnelles. Grâce à cela, nous pouvons corriger notre comportement, améliorer la qualité des relations, mieux accomplir nos tâches et entreprendre des démarches plus conscientes sur notre cheminement professionnel.
Les avantages du feedback sont tentants, mais est-ce que tout le monde sait vraiment comment le donner ? Pour vous assurer que la méthode que vous avez choisie est appropriée, veuillez lire les conseils fournis plus loin dans l’article.
Donner un feedback. Comment bien le faire ?
La culture du feedback, c’est-à-dire l’habitude de fournir du feedback et d’y réagir, apporte un certain nombre d’avantages. Cependant, il existe toujours une possibilité d’interprétation erronée de l’intention du message par notre destinataire. Il n’est pas étonnant que de nombreuses personnes se demandent comment donner leur avis afin de minimiser le risque de malentendu. Si vous souhaitez obtenir les meilleurs résultats :
- Préparez-vous pour la conversation et créez une atmosphère positive 👍🏻
Prenez le temps de réfléchir aux informations que vous souhaitez transmettre. Dans ce cas, la préparation est un avantage. Cela vous permet d’éviter d’aborder des sujets non nécessaires et d’éviter de dire quelque chose d’inapproprié. Assurez-vous également d’avoir une attitude positive et de créer une atmosphère amicale qui favorise l’ouverture et les questions. - Adressez-vous directement à votre interlocuteur 🗣️
Essayez que votre message parvienne directement à la personne concernée. Il est fortement déconseillé d’impliquer en premier lieu des membres de l’équipe qui ne sont même pas liés à la question. Un tel comportement est un moyen simple de perdre le respect et la confiance de vos collègues. - Discutez du niveau de travail et des comportements spécifiques, ne jugez pas la personne 👨🏻💻
Pendant la conversation, concentrez-vous sur les faits. Gardez vos jugements et sentiments personnels pour vous. Ne faites pas référence à des situations passées qui n’ont aucun lien avec le sujet en cours. Évitez également de comparer la personne à d’autres ou de vous concentrer sur ses traits de caractère. Ainsi, le feedback sera objectif et constructif. Si vous fournissez des commentaires à un collègue ou à toute l’équipe, vous pouvez également utiliser des outils de communication tels que des tableaux. À cet égard, un tableau blanc magnétique effaçable à sec serait idéal. Vous pouvez facilement y énumérer les avantages et les inconvénients des actions entreprises ou y attacher des notes avec des propositions de solution. Cela vous permettra de créer un résumé attrayant et visible pour tous à la fin de la discussion.Le tableau peut également être utile lors des entretiens d’embauche. Les personnes postulant à un emploi exigent de plus en plus des réponses claires et un feedback rapide. Avec l’aide d’une tableau blanc effacable à sec, il sera beaucoup plus facile de présenter à la fois les points forts et les lacunes du candidat. Énumérez toutes vos observations, puis partagez-les avec la personne postulant au poste. Fournir des commentaires objectifs après un entretien d’embauche n’est toujours pas une pratique courante. Votre action peut donc avoir un impact positif sur l’image de l’ensemble de l’organisation, et le candidat avec une évaluation négative pourrait éventuellement participer à une future sélection – cette fois-ci avec les compétences qui lui manquaient.
- Transmettez les informations négatives en privé 🤝🏻
Si vous souhaitez attirer l’attention de quelqu’un sur une erreur, ne le faites jamais en public. Personne n’aime apprendre qu’il a mal agi, surtout lorsque d’autres personnes entendent également. Transmettre ce type d’informations en tête-à-tête permet d’éviter les conflits et augmente les chances de compréhension de votre message par le destinataire. - Parlez plus souvent des aspects positifs, moins des aspects négatifs ✅
Rappelez-vous de mettre l’accent sur les aspects positifs pendant la conversation, quel que soit votre jugement de la situation. Se concentrer sur les aspects négatifs peut être démoralisant pour l’autre partie. Par conséquent, assurez-vous de dire quelque chose de positif après des mots durs. Les commentaires positifs sont particulièrement utiles à la fin de la discussion pour ne pas laisser l’interlocuteur avec un sentiment de résignation. - Basez votre évaluation sur des exemples concrets 📑
Faites référence à des exemples concrets d’actions. En cas de feedback négatif, votre interlocuteur aura un point de référence et il lui sera plus facile de comprendre quelles actions ne pas entreprendre. - Laissez à l’interlocuteur la possibilité de répondre 🗨️
La personne recevant les informations devrait avoir la possibilité de réagir aux propos. Écoutez attentivement. Si le feedback est négatif, vous pouvez demander des suggestions pour résoudre le problème. - Donnez des conseils pour l’avenir et terminez de manière motivante 🧠
Formulez votre déclaration de manière à ce que la personne qui vous écoute comprenne rapidement ce qu’elle doit modifier dans son comportement ou son approche du travail. Il est bon de terminer la réunion en exprimant une attitude positive et en exprimant votre confiance en une amélioration de la situation. De cette manière, vous veillerez à maintenir la motivation de la personne prévoyant d’apporter des changements suite à votre feedback.
Feedback – exemples de méthodes
Il existe différentes façons de donner un feedback. Il est utile d’en connaître au moins quelques-unes pour pouvoir gérer efficacement les relations et atteindre les objectifs fixés. Ci-dessous, nous présentons trois méthodes possibles :
- Sandwich. Une option qui consiste à placer toutes les informations désagréables au milieu du message. Dans ce cas, veillez à ce que le début et la fin restent positifs. Les informations transmises de cette manière ne sont pas aussi douloureuses et ne démoralisent pas le destinataire. Cependant, il existe un risque que la conclusion positive de la discussion éclipse les erreurs précédemment soulignées, rendant notre déclaration moins compréhensible.
- FUKO. Il s’agit d’une méthode de feedback en quatre étapes : Faits, Sentiments, Conséquences, Attentes. Cela signifie que nous discutons de situations spécifiques, de sentiments personnels liés à ces situations, des conséquences des actions discutées et des attentes envers la personne recevant le feedback. Nous prêtons également attention aux intentions avec lesquelles nous abordons la conversation. À la fin, une proposition de solution au problème doit être présentée, le consentement du destinataire à la solution proposée doit être obtenu, ainsi que la critique, c’est-à-dire la possibilité de trouver une autre issue à la situation, si nécessaire. Ce modèle est recommandé pour être mis en œuvre dans les relations entre les supérieurs et les employés.
- Stop/Start/Continue. Vous avez besoin d’une méthode qui vous permettra de créer chaque jour un feedback simple? Cette méthode est faite pour vous. Elle se concentre sur trois aspects :
– Stop – Nous informons le destinataire de ce qu’il ne devrait plus faire.
– Start – Nous nous concentrons sur ce que la personne évaluée devrait commencer à faire pour obtenir de meilleurs résultats.
– Continue – Nous énumérons les actions qui devraient être poursuivies car elles donnent des résultats appropriés.
Le feedback créé sur cette base est compréhensible pour tout le monde, et sa préparation ne prend pas beaucoup de temps.
Donner des informations sur un retour peut être compliqué. Cependant, cela ne signifie pas qu’il faut éviter les conversations difficiles. Une conversation correctement menée peut apporter de nombreux avantages pour vous et votre interlocuteur. Essayez de suivre ces règles simples, et vous verrez une grande différence dans l’efficacité de vos actions.
En savoir plus: Le brainstorming – le moyen de trouver la meilleure solution